Organización de eventos o el arte de conquistar a nuestro público con experiencias únicas

16 junio, 2016 Tagged: gladys cali, imo webinar by Marta EducaciOnline

El miércoles tuvo lugar una nueva sesión de IMO Webinar sobre organización de eventos utilizando la tecnología y teniendo muy en cuenta nuestro ROI. En esta ocasión, contamos con la participación de Gladys Cali, Fundadora de InfinitEvent Experience y antigua responsable de eventos en Apple Inc.

Como sabrás, los IMO Webinars son eventos online y en directo en los que hablamos sobre temáticas relacionadas con el mundo del Marketing Online. En este caso hemos querido poner el foco en la organización de eventos, ya que se trata de una excelente forma de conectar el mundo online con el mundo offline, hacer networking, conseguir nuevos leads y muchas más ventajas.

organización de eventos imo webinar

Desde su experiencia organizando diferentes tipos de eventos en Apple y charlas en TED, Gladys nos ofrece aquí consejos muy valiosos a tener en cuenta si lo que queremos es que nuestros asistentes recuerden para siempre tu evento.

No basta con organizar una fiesta con cerveza gratis, una sesión de teambuilding con actividades divertidas o un evento de networking en la mejor localización del mundo…

DEBEMOS DESTACAR, y en esta ocasión, la tecnología puede, y mucho, ayudarnos con ese propósito. Así que no te lo pienses más y sigue leyendo para descubrir qué hacer y cómo hacerlo

Qué son los Apple Step of Service y cómo pueden ayudarnos en la organización de eventos

Si Apple es conocida por algo, es por sus diseños minimalistas pero a la vez ultra útiles. Pero también destaca por su excelente servicio al cliente, al cuál le da toda la importancia que se merece y trata de ofrecerle, siempre, lo mejor. En el IMO Webinar junto a Gladys Cali, nuestra ponente nos cuenta algunas de las claves del Apple Step of Service, que tiene por objetivo ofrecer al cliente una experiencia inmejorable a través de varios pasos:

Aproach (acercamiento, saludo inicial) con un saludo amable y personalizado, utilizando, por ejemplo, su nombre,

Prove politely (demostrar cortesía) por entender las necesidades del cliente,

Present (presentar) una solución,

Listen (escuchar) para poder resolver el problema del cliente,

End (finalizar) con un saludo amable, invitando a volver de nuevo siempre que quiera.

Si bien entrar en una tienda Apple para comprar uno de sus productos o visitar el servicio técnico para resolver algún problema que podamos tener no pueden considerarse como un evento, es interesante tomar como referencia los Apple Step of Service a la hora de ofrecer a nuestro asistente una experiencia única en nuestro evento, antes, durante y después. Eso hará que consigamos crear Brand Memory en el asistente, y en eso estamos todos de acuerdo que nos gustaría lograrlo.

Apps que no pueden faltar en nuestro móvil para organizar un evento

A la hora de organizar un evento, existen infinidad de apps que pueden facilitarnos nuestro trabajo previo, pero también ayudarnos a crear esa experiencia única en el asistente durante el propio evento. ¿Quieres conocer algunas? Gladys nos habla de EventBrite Neon, Google Photo App, Genius Scan o Super Planner App.

apps para la organización de eventos

La primera de ellas es una versión para móvil algo más completa que la famosa página EventBrite de compra de entradas, ya que con esta app puedes seguir vendiendo entradas incluso una vez iniciado el evento (acepta pagos con el móvil), ofrecer descuentos de última hora por si hay que darle un empujón al aforo de la sala, consultar la lista de asistentes, gestionar la atención al cliente, etc.

Super Planner App, por su parte, es una app que te permite tener en un mismo sitio tooooda la información que necesitas sobre el evento que estás organizando: calcula precio de entradas para los asistentes, capacidades de sala según cómo la quieres montar, temas de catering y mucho más.

Existen apps con las que puedes interactuar con tu asistente durante el evento. Imagínate que estás en un festival de música. ¿No te gustaría ir recibiendo notificaciones tipo “en 15 minutos tu cantante favorito tocará en el escenario número 3, date prisa, ¡ya no queda casi sitio!“? Son muchas las posibilidades que nos ofrece la tecnología en un evento para conseguir que nuestro asistente lo disfrute al máximo, ¡tan sólo debemos conocerlas y utilizarlas!

En el vídeo del IMO Webinar que tienes al final de la entrada conocerás otros ejemplos como la utilización de iPads para Magic Shows, aplicación de tecnología NFC & RFID y mucho más.

Gestión de encuestas y ROI de un evento

Ahora sabemos que organizar un buen evento no es cosa de niños (o sí, pero sólo de los más despiertos :P), que la experiencia del asistente debe ser la mejor posible y que existen apps y otro tipo de tecnologías que nos ayudan a conseguir ese objetivo. Ahora bien, ¿cómo saber si lo hacemos bien, mal, mejorable…?

Una de las claves para la organización de eventos geniales es medir toooodo lo que hacemos, preguntarle al asistente qué le ha parecido, incluso qué le está pareciendo, para seguir mejorando su experiencia. ¡No olvidemos que nuestro objetivo es el Brand Memory! Para Gladys, es tan importante el qué preguntamos como el cómo para conocer el Net Promoter Score (NPS) o grado de satisfacción de los asistentes, pero lo que sí debemos hacer siempre es PREGUNTAR y no más de 10 preguntas (si quieres conocer más detalles sobre este punto, dale al play al vídeo que encontrarás más abajo).

Cómo calcular el NPS

Existen muchas formas de medir el ROI de un evento: puedes conseguir beneficios económicos al cobrar entrada y ahí tienes tus cálculos, conseguir leads de posibles clientes y analizar vuestra relación a medio largo plazo (a ver si da frutos ;)) o bien centrarte en la satisfacción del asistente a tu evento: ¿qué nota te da?, ¿lo recomendaría a un amigo? Este resultado tiene un impacto en tu marca y tus ventas, pero más a largo plazo.

El vídeo completo en el que aprenderás sobre organización de eventos y creación de experiencias únicas para tu público

Ya no queda mucho más que decir, si has llegado hasta aquí es porque realmente te estás planteando organizar un evento increíble y los consejos que has encontrado aquí te están pareciendo interesantes, ¿nos equivocamos? Por ello, no te vamos a hacer esperar más y compartimos contigo el vídeo completo del IMO Webinar sobre organización de eventos con tecnología.

Este post es tan sólo un resumen de todo lo aprendido, pero si le das al PLAY te prometemos que descubrirás nuevas y muy interesantes ideas para tus eventos. ¡Ah! Y como siempre, te recomendamos verlo hasta el final, la parte de preguntas y respuestas siempre puede aportar luz a tus dudas ¡Aquí va!

La presentación de Gladys Cali de InfinitEvent Experience

Para acabar, te dejamos con la presentación que utilizó Gladys en el Webinar.

Una vez más, llegamos al fin de este IMO Webinar. Esperamos que tanto el vídeo como el resumen de este artículo os ayuden a organizar eventos únicos e increíbles de los que todos hablarán incluso años después. Desde el IMO tan sólo nos queda agradecer enormemente a Gladys por haber aceptado la propuesta de participar en la sesión y, sobre todo, por haber compartido con todos su experiencia profesional y de lo más completa sobre organización de eventos con tecnología… ¡GRACIAS GLADYS!